كيف تصلك الطلبات وكيف تديرها

كل طلب يرسله عميلك يظهر لديك في قسم «العمل اليوميّ ← الطلبات» بتفاصيله الكاملة: المنتجات، العنوان، الهاتف، وطريقة الدفع.

رحلة الطلب خطوة بخطوة

1. جديد: وصل الطلب للتو.
2. مؤكَّد: تواصلت مع العميل وتأكدت من طلبه — وإن كان بتحويلٍ فبعد تأكيد إيصاله من مراجعة إيصالات التحويل.
3. قيد التجهيز: تجهيز الطلب للتسليم.
4. خرج للتوصيل: تنقل الطلب إلى هذه الحالة من نموذج «الخروج للتوصيل — بيانات الشحن» في صفحة الطلب، واختيار المندوب فيه لازم (توصّل بنفسك؟ اختر اسمك)، وطريقةُ الشحن ورقمُه اختياريّان يراهما المشتري في صفحة التتبّع. ومن هنا يتولّاه مناديب التوصيل وسند النقد.
5. مُسلَّم: وصل العميل.
6. مغلق: اكتمل كل شيء — وصول النقد مسجَّلاً إن كان الدفع عند الاستلام.

وللمسار جانبان يُطويان الطلب بهدوء: ملغى ومُرجَع، وكلاهما يُكتب بسببٍ يظهر في سجلّ الطلب.

عميلك يتابع طلبه بنفسه

لكل طلب صفحةٌ يصلها العميل — والزائر الذي لا حسابَ له — برقم الطلب ورقم الهاتف، فيرى حالته لحظةً بلحظة فترتاح من أسئلة «وين طلبي؟». ويستطيع العميل إلغاء طلبه بنفسه ما دام في حالة «جديد» ولم تؤكّده أنت بعد؛ فإن أكّدته أُغلق باب الإلغاء الذاتيّ. والملخص أعلى الصفحة يقولها كما يفرضها الخادم لحظة العرض.

رسائل المشتري على الطلب

يستطيع عميلك أن يسألك عن طلبه من صفحة طلبه في متجرك، ويرفق صورة إن لزم — وقد يرسل منها صورة إيصال التحويل أيضاً. وتصلك رسالته في صفحة الطلب في لوحتك، في قسم «رسائل المشتري»، ويدلّك عليها جرس لوحتك. تكتب ردّك وتضغط «أرسل للمشتري»، فيراه في صفحة طلبه، ويصله بريدٌ يدعوه إلى قراءته إن كتب بريده في الطلب. وتُغلق المحادثة حين يُسلَّم الطلب أو يُلغى أو يُرجَع.

ورقة تسليم جاهزة للطباعة

من صفحة كل طلب تضغط «اطبع ورقة التسليم» فتحمل ما يحتاجه المندوب: العنوان، المحتوى، والمبلغ إن كان تحصيلاً عند التسليم — فتسلّمها مع الطلب وتريح يدك من الكتابة.

عادات تاجر ناجح

• راجع الطلبات الجديدة يومياً — بلحظات إن استطعت.
• حدّث حالة الطلب فور تغيّرها، فما تراه أنت يراه عميلك.
• عند الإلغاء أو الإرجاع اكتب سبباً واضحاً: يقرؤه العميل، ويبقى في سجلّك مرجعاً عند أي خلاف.